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Importancia de un sistema de gestión documental

El éxito de las organizaciones, de las empresas, depende en gran medida de su gestión y de los sistemas de gestión diseñados para la mejora continua de su desempeño, al tiempo que se atienden las necesidades de todas las partes interesadas. La creación, el control y la gestión de documentos es parte integral de los sistemas, procesos y actividadesde las instituciones, de hecho son el reflejo de estas. Un adecuado sistema de gestión documental hace posible la eficiencia, la rendición de cuentas, la gestión de los riesgos y la continuidad del negocio.

Permite por ende, capitalizar el valor de sus recursos de información convirtiéndolos en activos comerciales y de conocimiento, contribuyendo a la preservación de la memoria colectiva, económica y global de la institución, en respuesta a los desafíos globales y a las nuevas tecnologías de la información.

Diversos estudios demuestran que, sin un potente Sistema de Gestión Documental, utilizamos los recursos de una organización de forma improductiva, aumentamos el consumo de papel y por ello contaminamos mucho más, utilizamos espacio físico de oficina para guardar este papel, tenemos dificultades para compartir la información, clasificarla y encontrar el documento que estamos buscando en tiempos aceptables.

La importancia de un sistema de gestión documental se basa entre otros en los siguientes puntos base:

  • Permite múltiple acceso a un mismo original.
  • Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central.
  • Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información.
  • Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.
  • Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos.
  • Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.
  • Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integración en el sistema de gestión documental como metadatos.
  • Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas.

Por todo ello, podemos concluir que todas las empresas – grandes o pequeñas, públicas o privadas- trabajan con documentos y contenidos digitales. En ellos está contenida toda la información y el conocimiento del negocio. Es por eso que la gestión de estos contenidos se convierte en una clave fundamental para la supervivencia y crecimiento de las organizaciones. En otras palabras, no importa el tamaño o sector de las empresas: Todas necesitan la Gestión Documental.

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